一份翻譯後的使用手冊，應該用讀者的語言說明某個操作，同時不改變他們實際上必須輸入的指令。產品識別碼、公式和名稱也是同樣的道理：有些文字必須保持原樣，才能傳達正確的意思。
在送出 PDF 之前，先決定哪些內容要維持不變。一份簡短而精確的指示，會比籠統地要求「保留所有重要內容」更容易檢查。
區分一般敘述與必須原樣保留的資訊
先讀一頁具代表性的內容，把那些字元本身就帶有意義、與前後文無關的項目標記出來。這類項目通常包括指令、檔案路徑、網址、電子郵件地址、版本字串、產品型號和數學變數。
接著區分三種處理方式：
| 內容 | 可能的處理方式 | 檢查重點 |
|---|---|---|
| 說明性段落 | 正常翻譯 | 是否保留了原本的操作說明或主張？ |
| 識別碼或可執行的指令 | 保留原文 | 讀者是否還能找到或使用同一個東西？ |
| 已有既定譯法的專業術語 | 採用選定的譯法 | 是否前後一致，且符合該領域的用法？ |
品牌標語和品牌名稱不一樣。名稱可以維持原樣，標語則需要針對讀者翻譯。判斷時要以文件用途為依據，不要看到大寫詞組就一律保留。
連同上下文一起保護程式碼與符號標記
在程式碼範例中，只要改動引號、縮排、變數名稱或減號，就可能改變程式行為。校對時，要把可執行的程式碼和註解、周邊說明分開處理。
至於公式，要先記錄哪些變數名稱和符號必須維持原樣。翻譯說明文字時，不要更動下標、單位、方程式編號，也不要改掉某個符號所代表的定義。譯文讀起來通順，並不代表數學內容正確。
名稱也可能有歧義。某個機構可能已有官方的譯名；某個人的姓名則可能需要採用特定的音譯。如果你有依據，就提供那個既有的寫法，不要自行創造新的在地化名稱。
如果是與安全相關的文件，技術手冊指南說明了固定識別碼與操作說明之間的關係。
寫一份可供事後核對的指示
利用翻譯指示欄位說明文件主題，並提出幾項最關鍵的偏好。例如：
這是一份軟體安裝手冊。指令、檔案路徑、API 識別碼和產品型號代碼請維持原樣。說明性文字請翻譯成通順的英文。原文中稱為 X 的硬體元件，請譯為「controller」。
以上只是示範用的指示。請換成你文件中的實際術語，也不要放入處理時用不到的機密資訊。
PDF Craft 的指示會引導翻譯進行，但它並不是強制套用的詞彙表，也不是一組受保護的頁面區域。目前的介面沒有提供部分同類流程所描述的選取框或分隔線控制項。不要因為寫了指示，就認定某個區域一定會被完整略過。
如果你需要透過工具鎖定字串，或必須遵循法規規定的術語，請選擇確實提供這類功能的工具，並且仍然要檢查交付的檔案。
下載後檢查保留下來的內容
挑幾項必須原樣保留的內容，和原文逐字核對。在譯文中搜尋型號或具代表性的指令，然後逐一查看每個出現位置的上下文。
留意外形相似的字元、直引號與彎引號的差異、網址中被插入的空格，以及程式碼換行後造成語意不清的情況。如果 OCR 辨識錯誤，搜尋就找不到該項目，所以也要直接查看幾處原文位置。
如果文件很長，可以列出一份反覆出現的名稱與術語清單，並記下你找到的不同寫法。先確認哪一種寫法正確，再修改工作副本中的術語。相同的措辭，不一定代表同一個概念。
以原始檔案作為最終依據
在 PDF Craft 中上傳 PDF、選擇輸出格式與目標語言、填寫你的指示，並在開始前檢視處理計畫。完成後下載結果，與原始檔案比對。目前的費用說明請見價格方案。
文字是否保留和版面是否保留，要分開檢查。指令即使原封不動，仍可能在狹窄的文字框中遭到裁切；標誌即使完整保留，周圍的標籤也可能還是原文。請用 PDF 版面檢查清單檢視這些視覺上的關係。
原始檔案和匯出的譯文要與編輯過的副本分開存放。這樣一來，其他人就能查證有爭議的字串究竟是出自原文、辨識結果、翻譯，還是後來的修正。