「翻譯一份西班牙文文件」可能指兩件不同的事：看懂一份以西班牙文寫成的文件，或是把另一種語言的文件做成西班牙文版。先明確講清楚翻譯方向，再決定要下載哪種檔案，以及你的讀者期待哪一種西班牙文。
合約、小說讀本和可編輯的研究筆記，需要的輸出並不一樣。先想清楚拿到結果之後要做什麼，再選擇翻譯方式。
確認原文語言、目標語言與地區偏好
如果原文是西班牙文、你要的是英文，就把目標語言設為英文。如果原文是英文、你要的是西班牙文，就把目標語言設為西班牙文。請檢查實際的工作設定，不要以為網頁介面的語言就決定了翻譯方向。
如果地區用語很重要，請在指示中寫明。「請使用適合一般讀者的拉丁美洲西班牙文」是合理的起點。讀者群更明確時，可以指定國家或既有的術語慣例。地區偏好能引導翻譯結果，但不保證每個在地說法都恰當。
名稱和術語要講具體。你可以要求機構名稱保持原樣、某個反覆出現的技術詞採用指定譯法，或維持正式語氣。不要用自己臆測的文件摘要取代簡短的指示。
如果你需要的是認證譯本或官方認可的譯本，請先向收件方確認要求。自動產生的閱讀用檔案並不具備這種認證效力。
選擇 PDF、EPUB 或可編輯內容
PDF Craft 的網頁流程接受 PDF 和 EPUB；不要因為別家服務支援，就以為這裡也接受 Word 檔、試算表或圖片資料夾。
| 原始檔與目標 | 建議做法 |
|---|---|
| PDF 且需要 PDF 譯本 | 上傳 PDF，選擇 PDF 輸出，並選定目標語言 |
| PDF 書籍，想要可調整字級的閱讀版本 | 選擇 EPUB 輸出，需要時開啟翻譯 |
| PDF 內容，用於編輯或研究筆記 | 選擇 Markdown，需要時開啟翻譯 |
| 既有的 EPUB 書籍 | 直接翻譯成譯文版或雙語版 EPUB |
如果是掃描版 PDF，辨識程序必須從頁面影像中辨識出文字，並整理出正確的閱讀順序。掃描版 PDF 轉 EPUB 指南說明了該檢查哪些地方。至於要保留固定版面還是改用重排版面，請參考掃描版面與重排的取捨。
EPUB 和 Markdown 轉換不會自動翻譯，必須在設定中自行選擇。依官方流程，EPUB 輸入搭配 PDF 輸出時必須開啟翻譯。雙語輸出是支援的非 PDF 選項，但不代表能產出雙語 PDF。
用指示引導術語，但不能取代校對
假設你要把一份英文技術文件翻成西班牙文，可以這樣寫指示：
請使用拉丁美洲西班牙文。產品名稱保持不變。將「machine learning」譯為「aprendizaje automático」。使用清楚正式的用語。
翻譯小說時，人名和對話的處理方式可能比技術詞彙更重要。翻譯操作手冊時，則要指出讀者必須認得的產品名稱、控制項、警告和單位。
指示要簡短且前後一致。同一個詞如果有兩種意思，請說明兩者的差別，不要要求一律機械式替換。翻譯完成後，要在上下文中檢查關鍵詞出現的地方。
格式也需要另外檢查。西班牙文的長度可能和原文不同。特別是在 PDF 中，要檢查擁擠的表格儲存格、圖說、標題和標籤。圖表原樣保留，並不代表圖中嵌入的每個字都已翻譯。
送出後檢查下載的結果
在 PDF 工作區上傳檔案，或使用專門的英文轉西班牙文 EPUB 頁面處理書籍。送出前先確認目標語言、輸出格式和指示。新使用者會獲得試用額度，處理費用依用量計算。最新費率請見價格方案。
從完成的工作下載檔案後，拿以下幾處和原文對照：
- 含有否定、條件或警告的句子。
- 帶有單位、貨幣、日期或小數點的數字。
- 在多個章節反覆出現的名稱或專業術語。
- 表格、圖說和註釋標記。
- 章節或頁面銜接處，確認閱讀順序沒有錯亂。
雙語 EPUB 會在每段原文後接上譯文。這方便逐段對照，但會增加閱讀篇幅。如果輸出只有譯文，請把原文放在手邊，遇到不熟悉的說法時可以查對。
最後，用你平常使用的閱讀器或編輯器開啟檔案。以你慣用的字級檢查重音字元、倒問號和倒驚嘆號，以及導覽功能。原文和譯本請分開存放，需要確認確切用詞時才能回頭查閱。