文档翻译工具必须读取它要处理的材料。上传私密文件之前，先弄清文件里有什么、你是否有权把它交给这项服务，以及任务结束后文件会怎样。一句“安全”之类的承诺，回答不了这些问题。
普通的公开宣传册，不必像对待机密合同那样逐一审查。但涉及个人记录、未发表的研究、客户数据或属于他人的商业信息时，你需要一条明确的界线。
检查你准备发送的整个文件
PDF 的首页可能看着无害，附录里却藏着姓名、地址、签名或内部批注。要把整份文档看一遍，包括封面、备注、插图，以及工作流程中相关的附件或嵌入内容。
你输入的指令也要考虑。一段说明客户项目、患者情况或未公开发明的提示词，会带来文档之外的信息。指令要足够具体，能指导翻译，但不要夹带无关的敏感细节。
上传前，先回答几个问题：
- 这些信息归谁所有或由谁控制？谁有权批准这次处理？
- 这是正确的文件，还是含有你不打算外传内容的草稿？
- 能否改用公开版本、已获批准的版本，或经过适当删减的版本？
- 你所在单位或研究协议是否要求使用特定服务或经过特定审查？
如果删除了敏感内容，要核实结果，不能看到一块黑色矩形就以为底下的文字已经没了。使用合适的脱敏流程，并检查你实际要上传的那份文件。本文是一份实用清单，不构成对你法律或合同义务的判定。
把存储和删除的说明分开看
上传、处理、保留和删除是不同的事件。服务可能需要临时保存内容以完成任务，之后保留结果供你查看，还会另外保留账户或付款记录。要问清某项声明的删除期限针对的是哪一类数据。
要查的包括原始文件、提取的文本、翻译结果、日志、备份和支持工单附件。还要确认删除任务和删除账户是否不同，以及界面无法解答时如何提出请求。
PDF Craft 的页脚链接到现行的 OOMOL 隐私政策。其中说明了上传的用户内容、服务提供商、数据保留和删除请求。它没有为每个 PDF Craft 任务规定统一的固定过期时间，所以不要根据其他服务商的政策或过时的对比文章去推断。如果准确的保留期限对你的审批很关键，就主动询问确认。
把结果下载一份自己保存，按你平时的文档管理方式归档。方便的任务历史不应成为你唯一的存档，尤其当你的机构有自己的保留要求时。
询问外部服务商和内容使用情况
单看一个网页、一个桌面应用或一个本地存储的库，很难判断翻译实际在哪里运行。界面可以在你的电脑上，处理时却调用外部 AI 服务。反过来，真正本地的流程需要所有相关环节都符合这一点，而不只是查看器。
链接的 OOMOL 政策写明，不会用私密用户内容训练其 AI 模型，并说明了与包括 AI 服务在内的服务提供商共享数据的情况（在使用相关功能时）。这不等于每个任务都留在你的设备上，也不等于所有外部服务商的条款都一样。对于敏感项目，要问清该任务适用哪种处理安排。
值得问的问题包括：人工支持人员能否访问内容、涉及哪些服务商、它们会收到什么内容，以及你需要的合同条款是否可用。一个标志、一条加密连接或一份笼统的合规声明，都不能代替这些答案。
把账户和文件权限落到实处
使用指定的账户，在共用电脑上尤其如此。检查浏览器把下载文件存到哪里，谁能访问那个文件夹。即使处理服务选得再谨慎，翻译好的文档落进共享的“下载”目录，问题照样存在。
联系支持时，只提供说明问题所需的最少信息。一开始，一个任务编号加一段描述可能就够了。不要顺手附上整份私密文档，或含有无关记录的截图。
| 阶段 | 具体检查项 |
|---|---|
| 上传前 | 文件正确、服务已获授权、多余的敏感内容已移除 |
| 设置时 | 指令不泄露无关细节 |
| 下载后 | 结果保存在获准的位置，访问权限适当 |
| 求助时 | 只共享必要的任务信息或获准的样本 |
| 完成时 | 所需的删除或保留操作已明确并记录 |
知道何时该用已获批准的本地流程
如果文档不能离开受控环境，就选择你所在机构确实针对这一边界验证过的工作流程。确认 OCR、翻译、临时文件、更新和日志分别在哪里运行。“桌面版”和“本地库”并不能证明就是离线处理。
不要因为竞争对手提供私有化部署的翻译服务，就假定 PDF Craft 也有。它的在线上传流程会把文档发送出去处理。如果这不符合文档的要求，就暂停上传，改用获准的替代方案，而不是换个提示词去绕开政策上的不匹配。
对于已获准在线处理的日常材料，可以继续使用 PDF 工作区。如果想按格式和输出选择处理方式，参见 PDF 翻译工具对比。正确的顺序是：先确认权限，再选择合适的处理方式，最后保存并检查结果。