Переводчику документов нужен доступ к материалу, который он обрабатывает. Прежде чем загрузить конфиденциальный документ, определите, что в нём содержится, вправе ли вы отправлять его этому сервису и что с ним произойдёт после выполнения задачи. Обнадёживающее слово «безопасно» на эти вопросы не отвечает.
Не нужно изучать каждую обычную публичную брошюру так, будто это конфиденциальный договор. Но для файлов с персональными данными, неопубликованными исследованиями, сведениями о клиентах или деловой информацией, принадлежащей другим людям, нужна чёткая граница.
Проверьте весь файл, который собираетесь отправить
Первая страница PDF может выглядеть безобидно, а в приложениях окажутся имена, адреса, подписи или внутренние комментарии. Просмотрите документ целиком, включая обложки, примечания, иллюстрации и любые вложенные материалы, относящиеся к вашей задаче.
Подумайте и о том, что вводите в инструкциях. Запрос, в котором описаны проект клиента, ситуация пациента или неопубликованное изобретение, добавляет сведения сверх самого документа. Формулируйте инструкции достаточно конкретно, чтобы направить перевод, но не включайте в них посторонние чувствительные детали.
Перед загрузкой ответьте на вопросы:
- Кому принадлежит информация или кто ею распоряжается и кто может разрешить такую обработку?
- Это тот самый файл или черновик с материалом, которым вы не собирались делиться?
- Можно ли вместо него использовать публичную, согласованную или должным образом сокращённую версию?
- Требуют ли правила вашей организации или исследовательское соглашение конкретного сервиса либо проверки?
Если вы удаляете чувствительный материал, проверьте результат, а не полагайтесь на то, что видимый чёрный прямоугольник убрал текст под ним. Используйте подходящий способ вымарывания и просмотрите именно тот файл, который будете загружать. Эта статья — практический контрольный список, а не определение ваших юридических или договорных обязательств.
Читайте условия хранения и удаления по отдельности
Загрузка, обработка, хранение и удаление — разные события. Сервису может понадобиться временно хранить содержимое, чтобы выполнить задачу, оставлять результат доступным после её завершения и отдельно вести учётные записи или платёжные записи. Уточните, к какой категории относится указанный срок удаления.
Ищите ответы об исходном файле, извлечённом тексте, переведённом результате, журналах, резервных копиях и вложениях в обращения в поддержку. Проверьте также, отличается ли удаление задачи от удаления учётной записи и как подать запрос, если интерфейс не даёт ответа на ваш вопрос.
В PDF Craft внизу страницы есть ссылка на действующую политику конфиденциальности OOMOL. В ней рассматриваются загружаемые пользовательские материалы, поставщики услуг, хранение и запросы на удаление. Единого фиксированного срока для каждой задачи PDF Craft там нет, поэтому не выводите его из политики другого поставщика или старой сравнительной статьи. Если точный срок хранения важен для согласования, запросите разъяснение.
Скачайте собственную копию результата и храните её в соответствии с обычными правилами работы с документами. Удобная история задач не должна быть единственным архивом, особенно если в вашей организации действуют собственные требования к хранению.
Уточните, привлекаются ли внешние поставщики и как используется содержимое
Веб-страница, настольное приложение или локально установленная библиотека сами по себе мало говорят о том, где выполняется перевод. Интерфейс может работать на вашем компьютере, а обработка — обращаться к внешнему сервису ИИ. И наоборот: по-настоящему локальный процесс требует, чтобы этому условию соответствовали все значимые этапы, а не только просмотрщик.
В политике OOMOL по приведённой ссылке указано, что конфиденциальные пользовательские материалы не используются для обучения её моделей ИИ, и описана передача данных поставщикам услуг, в том числе сервисам ИИ, когда задействованы соответствующие функции. Это не означает, что каждая задача остаётся на вашем устройстве или что у всех внешних поставщиков одинаковые условия. Для чувствительного проекта уточните, какие схемы обработки применяются к конкретной задаче.
Полезно спросить, возможен ли доступ сотрудников поддержки к содержимому, какие поставщики участвуют, какие данные они получают и можно ли заключить договор на требуемых вам условиях. Логотип, зашифрованное соединение или общее заявление о соответствии не заменяют этих ответов.
Разумно настройте доступ к учётной записи и файлам
Используйте предназначенную для этого учётную запись, особенно на общем компьютере. Проверьте, куда браузер сохраняет загрузки и у кого есть доступ к этой папке. Тщательно выбранный сервис обработки не помешает переведённому документу оказаться в общей папке «Загрузки».
Если обращаетесь в поддержку, сообщайте минимум сведений, необходимых для описания проблемы. Поначалу может хватить идентификатора задачи и описания. Не прикладывайте автоматически весь конфиденциальный документ или снимки экрана с посторонними записями.
| Этап | Конкретная проверка |
|---|---|
| Перед загрузкой | Нужный файл, разрешённый сервис, лишние чувствительные данные удалены |
| При настройке | В инструкциях нет посторонних подробностей |
| После скачивания | Результат сохранён в согласованном месте с надлежащим доступом |
| При обращении за помощью | Переданы только необходимые сведения о задаче или согласованный образец |
| По завершении | Требуемые действия по удалению или хранению понятны и зафиксированы |
Когда нужен согласованный локальный процесс
Если документ не должен покидать контролируемую среду, выберите процесс, который ваша организация действительно проверила на соблюдение этой границы. Уточните, где выполняются распознавание текста, перевод, работа с временными файлами, обновления и журналирование. «Настольное приложение» и «локальная библиотека» сами по себе не доказывают, что обработка идёт без подключения к сети.
Не считайте, что PDF Craft предлагает закрытый локальный сервис перевода только потому, что это делает конкурент. Его онлайн-процесс с загрузкой отправляет документ на обработку. Если это не отвечает требованиям к документу, остановите загрузку и воспользуйтесь согласованной альтернативой, а не пытайтесь обойти несоответствие правилам с помощью другой формулировки запроса.
Для обычных материалов, которые разрешено обрабатывать онлайн, переходите в рабочую область PDF. О том, как выбрать способ перевода в зависимости от формата и результата, читайте в сравнении переводчиков PDF. Правильная последовательность такая: сначала разрешение, затем подходящая обработка и в конце — сохранённый и проверенный результат.